Jeżeli działasz w obrocie prawnym między Polską a Hiszpanią, z pewnością spotkasz się z pojęciem apostille. Pytanie, co to jest klauzula apostille, pojawia się szczególnie wtedy, gdy musisz przedstawić dokumenty urzędowe za granicą. Apostille to urzędowe poświadczenie autentyczności podpisu złożonego na dokumencie, funkcji osoby, która go złożyła, oraz – jeśli to konieczne – autentyczności pieczęci lub stempla. Wprowadzono je na mocy Konwencji Haskiej z 5 października 1961 r., której stronami są Polska i Hiszpania. Od 16 lutego 2019 r., po wejściu w życie Rozporządzenia (UE) 2016/1191, niektóre dokumenty publiczne przekazywane pomiędzy państwami członkowskimi UE nie wymagają już apostille. Ta zmiana ma duże znaczenie w relacjach Polska–Hiszpania, szczególnie w transakcjach nieruchomościowych. Znajomość tego, kiedy wymagane jest apostille, pozwoli Ci uniknąć niepotrzebnych formalności i opóźnień.
Spis treści
Czym jest klauzula apostille i kiedy jest wymagana?
Apostille jest stosowane w obrocie prawnym pomiędzy państwami będącymi stronami Konwencji Haskiej i służy uproszczonemu potwierdzeniu ważności dokumentów. W Polsce, dla dokumentu krajowego, wydaje je Ministerstwo Spraw Zagranicznych, natomiast dla dokumentów pochodzących z Hiszpanii właściwy organ zależy od rodzaju dokumentu.
Apostille jest wymagane, gdy polski dokument publiczny ma być przedstawiony w Hiszpanii, o ile nie korzysta ze zwolnienia wynikającego z Rozporządzenia (UE) 2016/1191.
Czym się różni apostille od legalizacji dokumentów?
Legalizacja jest procedurą potwierdzania autentyczności dokumentów stosowaną w relacjach z państwami, które nie są stronami Konwencji Haskiej. Wymaga przejścia kilku etapów, przykładowo: poświadczenia dokumentu przez notariusza, tłumaczenia przysięgłego, poświadczenia w odpowiednim ministerstwie, a na końcu w ambasadzie lub konsulacie państwa docelowego. Apostille upraszcza tę procedurę i jest uznawane we wszystkich państwach sygnatariuszach konwencji, w tym w Polsce i Hiszpanii.
Jakie dokumenty mogą być opatrzone apostille, a jakie nie?
Apostille można nadać dokumentom publicznym, takim jak akty stanu cywilnego, orzeczenia sądowe, dokumenty notarialne, decyzje administracyjne czy urzędowe poświadczenia podpisów na dokumentach prywatnych. Od 2019 r., zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2016/1191, część dokumentów w obrocie między państwami UE – np. akty urodzenia, małżeństwa, rozwodu, separacji, przysposobienia, dokumenty potwierdzające obywatelstwo, miejsce zamieszkania czy zaświadczenia o niekaralności – nie wymaga apostille. W praktyce jednak w wielu sytuacjach, zwłaszcza w transakcjach nieruchomościowych, nawet dokumenty formalnie zwolnione z tego obowiązku są poświadczane apostille dla uniknięcia wątpliwości co do ich mocy prawnej.
Kto może pomóc uzyskać apostille w Hiszpanii?
Aby skutecznie uzyskać apostille, trzeba ustalić, czy dokument jej wymaga, wybrać właściwy organ oraz przygotować dokument w odpowiedniej formie. Polski prawnik w Hiszpanii może zweryfikować, czy istnieje zwolnienie na podstawie prawa unijnego, przygotować dokument do poświadczenia, złożyć wniosek w odpowiedniej instytucji, odebrać poświadczenie oraz zorganizować tłumaczenie przysięgłe. W przypadku transakcji nieruchomościowych brak wymaganego apostille może opóźnić podpisanie aktu notarialnego lub rejestrację własności, dlatego wsparcie profesjonalisty pozwala uniknąć problemów i zapewnić sprawny przebieg całego procesu.
